Datenschutzerklärung

01Allgemein

Falke Immobilien nimmt den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten sehr ernst. Wir behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend der gesetzlichen Datenschutzvorschriften sowie der hier aufgeführten Datenschutzerklärung.

Wenn Sie unsere Website benutzen, werden verschiedene personenbezogene Daten erhoben. Personenbezogene Daten sind Daten, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Dazu gehören Ihr Name, Ihre Adresse und Ihre IP-Adresse. Die vorliegende Datenschutzerklärung erläutert, welche Daten wir erheben und wofür wir sie nutzen.

Verantwortliche Stelle

Eren Doğan Falke Immobilien
Immermannstraße 9, 40699 Erkrath, Deutschland
Tel: +49 2104 7905 371
E-Mail: dogan@immofalke.com

Der Widerruf einer Einwilligung ist jederzeit per formloser E-Mail an uns möglich.

02Datenverarbeitung bei der Nutzung von Wohnungsportalen

Wir arbeiten mit verschiedenen Wohnungsportalen zusammen, wie Immobilienscout24 und Kleinanzeigen. Sofern Sie über ein solches Portal eine Anfrage an uns stellen, übermittelt uns das Portal die folgenden personenbezogenen Daten:

• Name
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer
• Daten zum Mietobjekt
• ggf. Anfragetext

Wir verarbeiten diese Daten ausschließlich zum Zweck der Beantwortung Ihrer Anfrage. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a, b DSGVO. Die Daten werden nach Beantwortung der Anfrage innerhalb von 3 Monaten gelöscht, sofern sie nicht mehr benötigt werden. Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nicht.

03Nutzung der Website

3.1 Hosting

Diese Website wird bei einem deutschen / EU-Hostinganbieter betrieben. Beim Aufruf der Seite werden technisch notwendige Daten (z.B. IP-Adresse, Browser, Betriebssystem, Referrer, Datum/Uhrzeit der Anfrage) an den Server übermittelt. Diese Daten werden nicht mit anderen Datenquellen zusammengeführt.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am stabilen Betrieb der Website).

3.2 Server-Logfiles

Der Provider erhebt automatisch Informationen in sogenannten Server-Logfiles, die Ihr Browser automatisch übermittelt:

• Browsertyp und -version
• Verwendetes Betriebssystem
• Referrer-URL
• Hostname des zugreifenden Rechners
• Uhrzeit der Serveranfrage
• anonymisierte IP-Adresse

Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen erfolgt nicht. Die Daten werden gelöscht, sobald sie für den Erhebungszweck nicht mehr erforderlich sind, spätestens nach 30 Tagen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO.

3.3 Cookies & lokaler Speicher

Diese Website verwendet keine zustimmungspflichtigen Cookies (kein Analytics, kein Marketing, kein Re-Targeting). Wir setzen ausschließlich technisch notwendige Einträge im lokalen Speicher (localStorage) Ihres Browsers, um Ihre Einwilligung zum Laden der externen Karte sowie Ihre einmalige Bestätigung unseres WhatsApp-Hinweises zu speichern. Diese Einträge enthalten keine personenbezogenen Daten und können jederzeit über die Einstellungen Ihres Browsers gelöscht werden. Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 2 Nr. 2 TTDSG.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO. Die personenbezogenen Daten werden nach Abschluss der Anfrage für 3 Monate gespeichert und anschließend gelöscht.

Es findet kein Tracking, keine Reichweitenmessung und keine Profilbildung statt. Wir werten Ihr Verhalten auf dieser Website nicht aus und geben keine Daten zu Werbezwecken weiter.

3.4 Bilder

Alle auf dieser Website verwendeten Fotos werden von unserem eigenen Server ausgeliefert. Es findet keine Einbindung von Bildern über externe Dienste (z.B. Content-Delivery-Netzwerke oder Bilddatenbanken) statt; beim Laden der Seiten werden dadurch keine Daten an Dritte übertragen. Die Fotos sind Symbolbilder und zeigen nicht die von uns verwalteten oder angebotenen Objekte.

04Externe Dienste & Karten

4.1 OpenStreetMap (Leaflet)

Auf unserer Standorte-Seite binden wir eine interaktive Karte ein. Die Karte basiert auf der freien Bibliothek Leaflet, das Kartenmaterial wird von OpenStreetMap bezogen (OpenStreetMap Foundation, St John's Innovation Centre, Cowley Road, Cambridge CB4 0WS, Vereinigtes Königreich).

Die Karte wird erst nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung über das Hinweisfeld auf der Seite geladen. Beim Laden wird Ihre IP-Adresse sowie der Browser-Typ an die Server von OpenStreetMap übertragen, damit die Kartenkacheln in Ihrem Browser dargestellt werden können. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung).

Mehr unter wiki.osmfoundation.org/wiki/Privacy_Policy.

4.2 Verlinkung zu Instagram

Auf unserer Website befindet sich ein Verweis auf unseren Instagram-Kanal. Es handelt sich um einen einfachen Link — beim Aufruf der Seite werden keine Daten an Meta Platforms / Instagram übermittelt. Erst wenn Sie aktiv auf den Link klicken, gelangen Sie zur Instagram-Plattform; dort gelten die Datenschutzbestimmungen von Meta Platforms Ireland Ltd., 4 Grand Canal Square, Dublin 2, Irland (privacycenter.instagram.com/policy).

4.3 Verlinkung zu WhatsApp

Wir bieten Ihnen die Möglichkeit, uns über WhatsApp zu kontaktieren bzw. unserem WhatsApp-Kanal zu folgen. Auch hier handelt es sich um normale Links: Erst nach einem aktiven Klick werden Sie zur WhatsApp-Anwendung bzw. zu whatsapp.com weitergeleitet. Anbieter ist WhatsApp Ireland Limited, 4 Grand Canal Square, Dublin 2, Irland. Die Kommunikation über WhatsApp erfolgt auf Ihren ausdrücklichen Wunsch — es gelten die Datenschutzbestimmungen von WhatsApp (whatsapp.com/legal/privacy-policy-eea). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a, b, f DSGVO.

05Kommunikation Falke Immobilien und Sie

Wenn wir miteinander kommunizieren (z.B. via E-Mail oder Telefon), tauschen wir personenbezogene Daten miteinander aus. Wir verarbeiten Ihre Kontakt- und Kommunikationsdaten (z.B. Nachrichten, Konversationen, zugesandte Dateien), um die laufende Kommunikation zu ermöglichen und Ihr Anliegen zu bearbeiten. Je nach Kommunikationsmittel nutzen wir ggf. Software von Drittanbietern.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO. Sofern die Kommunikation nicht der Erfüllung eines Vertrags dient, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO — wir haben ein berechtigtes Interesse an einer optimierten und verständlichen Kommunikation mit unseren Mietern, Geschäftspartnern und anderen Kontakten.

5.1 Microsoft 365

Für E-Mail, Kalender und Terminverwaltung setzen wir Microsoft 365 der Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland ein. Dabei können personenbezogene Daten verarbeitet werden — insbesondere Absender- und Empfängerangaben, Inhalte und Anhänge Ihrer Nachrichten sowie Termindaten. Mit Microsoft bestehen die erforderlichen vertraglichen Regelungen zur Verarbeitung im Auftrag nach Art. 28 DSGVO. Eine Verarbeitung in Drittstaaten stützt Microsoft auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission sowie das EU-US Data Privacy Framework.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO.

5.2 WhatsApp

Erfolgt die Kommunikation über WhatsApp, verarbeiten wir die dabei übermittelten personenbezogenen Daten zur Bearbeitung Ihres Anliegens — insbesondere Ihre Mobilfunknummer, den Profilnamen, Nachrichteninhalte sowie von Ihnen gesendete Fotos und Dateien. Die Nutzung erfolgt ausschließlich auf Ihren Wunsch; Sie können uns jederzeit stattdessen per E-Mail oder Telefon erreichen.

Anbieter ist WhatsApp Ireland Limited, 4 Grand Canal Square, Dublin 2, Irland. Auf die Verarbeitung durch WhatsApp selbst haben wir keinen Einfluss; es gelten die dortigen Datenschutzbestimmungen. Bitte übermitteln Sie über WhatsApp keine besonders sensiblen Angaben — nutzen Sie dafür E-Mail oder Post.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO, soweit Ihr Anliegen ein Vertragsverhältnis betrifft, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Chatverläufe löschen wir, sobald Ihr Anliegen abgeschlossen ist und keine Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

5.3 Telefonie

Bei Anrufen wird uns — sofern Sie die Rufnummernübermittlung nicht unterdrückt haben — Ihre Rufnummer angezeigt und in der Anrufliste unseres Telefonsystems gespeichert. Dort erfassen wir Rufnummer, Datum, Uhrzeit und Gesprächsdauer. Diese Angaben nutzen wir, um Rückrufe zu ermöglichen und Anliegen nachvollziehbar zu bearbeiten.

Anruflisten löschen wir spätestens nach 3 Monaten, sofern der Vorgang abgeschlossen ist. Sprachnachrichten und deren Verarbeitung durch den KI-Anrufbeantworter sind in Abschnitt 07 beschrieben. Gespräche werden nicht mitgeschnitten.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO.

06Verwaltungssoftware und Mieterportal

6.1 Verwaltungssoftware Immoware24

Für die kaufmännische und technische Verwaltung der von uns betreuten Objekte nutzen wir die Verwaltungssoftware der Immoware24 GmbH, Magdeburger Straße 51, 06112 Halle (Saale). In dieser Software werden die zur Verwaltung erforderlichen personenbezogenen Daten verarbeitet — insbesondere Stammdaten von Mieter:innen und Eigentümer:innen, Vertrags- und Abrechnungsdaten, Korrespondenz, Tickets sowie Dokumente.

Immoware24 verarbeitet diese Daten ausschließlich nach unserer Weisung und zu den von uns festgelegten Zwecken. Wir haben mit Immoware24 einen Vertrag über die Verarbeitung im Auftrag nach Art. 28 DSGVO geschlossen. Verantwortliche Stelle im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO bleiben wir.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung der Erfüllung des Miet- oder Verwaltervertrags dient, sowie Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO für die effiziente und nachvollziehbare Abwicklung der Verwaltungsvorgänge.

Die Datenschutzhinweise von Immoware24 finden Sie unter www.immoware24.de/datenschutz.

6.2 Mieterportal Portal24

Über das Mieterportal Portal24 können Mieterinnen und Mieter unter anderem Schadensmeldungen übermitteln, Dokumente einsehen, Nachrichten austauschen, Stammdaten verwalten sowie Informationen zu ihrem Mietverhältnis abrufen. Hierbei werden insbesondere Stammdaten, Vertragsdaten, Kommunikationsdaten, hochgeladene Dokumente und Fotos sowie technische Zugriffsdaten verarbeitet.

Zu den technischen Zugriffsdaten zählen Anmeldezeitpunkt, IP-Adresse und Angaben zum verwendeten Gerät und Browser. Sie dienen der Absicherung des Zugangs und der Nachvollziehbarkeit von Änderungen. Der Zugang ist personengebunden; bitte geben Sie Ihre Zugangsdaten nicht weiter.

Betreiberin des Portals ist die Immoware24 GmbH als Auftragsverarbeiterin auf Grundlage eines Vertrags nach Art. 28 DSGVO. Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung des Mietverhältnisses gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO.

6.3 Dokumente im Mieterportal

Im Mieterportal bereitgestellte Dokumente — etwa Betriebskostenabrechnungen, Schreiben oder Mietverträge — enthalten personenbezogene Daten und werden ausschließlich den jeweils berechtigten Nutzerinnen und Nutzern zur Verfügung gestellt. Ein Zugriff auf Unterlagen anderer Mietverhältnisse ist nicht möglich.

Die Dokumente bleiben für die Dauer des Mietverhältnisses abrufbar. Nach dessen Ende werden sie im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen weiter vorgehalten und anschließend gelöscht.

07Einsatz künstlicher Intelligenz

7.1 Grundsätze unseres KI-Einsatzes

Wir setzen in einzelnen Arbeitsschritten Funktionen ein, die auf künstlicher Intelligenz beruhen — etwa zur Umwandlung von Sprache in Text, zur Zusammenfassung von Nachrichten sowie zur Vorformulierung von Schreiben und Antworten. Diese Funktionen sind Bestandteil der von uns eingesetzten Verwaltungssoftware; wir übermitteln keine personenbezogenen Daten an eigenständig genutzte KI-Dienste außerhalb dieser Software.

Es findet keine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung und kein Profiling im Sinne des Art. 22 DSGVO statt. Alle von einer KI erzeugten Texte, Zusammenfassungen und Zuordnungen werden vor der Verwendung von einem Menschen geprüft; Entscheidungen über Mietverhältnisse, Bewerbungen oder Forderungen treffen ausschließlich wir.

7.2 KI-Anrufbeantworter

Für unsere telefonische Erreichbarkeit nutzen wir den KI-Anrufbeantworter der Immoware24 GmbH. Rufen Sie uns an und wir nehmen das Gespräch nicht persönlich an, wird Ihr Anruf auf diesen Dienst weitergeleitet. Eine Ansage informiert Sie darüber und bittet Sie, Ihr Anliegen zu schildern.

Dabei werden folgende Daten verarbeitet: Ihre Rufnummer, Datum und Uhrzeit des Anrufs, die Audioaufnahme Ihrer Nachricht, die daraus erzeugte Textabschrift sowie eine automatisch erstellte Zusammenfassung mit Betreff und Objektzuordnung. Aus diesen Angaben entsteht in unserer Verwaltungssoftware ein Ticket, das wir anschließend bearbeiten. Die Originalaufnahme bleibt dem Ticket beigefügt.

Die Spracherkennung erfolgt automatisiert. Sprechen Sie in einer anderen Sprache, kann die Nachricht zusätzlich ins Deutsche übersetzt werden; Original und Übersetzung bleiben erhalten. Inhalte, die Sie uns auf dem Anrufbeantworter mitteilen, können daher auch besondere Kategorien personenbezogener Daten enthalten, wenn Sie diese von sich aus nennen — etwa Angaben zu Gesundheit oder familiären Verhältnissen. Wir bitten Sie, auf dem Anrufbeantworter nur die für Ihr Anliegen erforderlichen Angaben zu machen.

Zweck der Verarbeitung ist die verlässliche Erfassung und Bearbeitung Ihres Anliegens auch außerhalb unserer Geschäftszeiten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO, soweit Ihr Anliegen ein bestehendes oder anzubahnendes Vertragsverhältnis betrifft, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO — unser berechtigtes Interesse liegt darin, kein Anliegen unbearbeitet zu lassen und den Bearbeitungsstand nachvollziehbar zu dokumentieren. Möchten Sie keine Sprachnachricht hinterlassen und damit keine Verarbeitung durch den KI-Anrufbeantworter auslösen, können Sie das Gespräch beenden und uns stattdessen per E-Mail oder WhatsApp erreichen.

Der Dienst wird von der Immoware24 GmbH als Auftragsverarbeiterin auf Grundlage eines Vertrags nach Art. 28 DSGVO betrieben. Nähere Angaben zur Verarbeitung durch Immoware24, einschließlich der dort eingesetzten Unterauftragsverarbeiter, finden Sie unter www.immoware24.de/datenschutz.

Aufnahme, Abschrift und Zusammenfassung löschen wir, sobald Ihr Anliegen abgeschlossen ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen.

08Verarbeiten personenbezogener Daten von Mieter:innen und Interessent:innen

Sofern Sie sich für eine angebotene Wohnung bewerben, verarbeiten wir u.a. folgende Daten: Name, Vorname, Geburtsdatum, Anschrift, Telefonnummer, E-Mail, Einkommensverhältnisse, Beruf/Arbeitgeber, Informationen zu Wohnsitzauflagen, Vermögensverhältnisse, Haustiere und Nutzungsart der Räume.

Über weitere einziehende Personen verarbeiten wir Name, Vorname und Geburtsdatum. Bei Mietzuschlag zusätzlich Kontodaten, ggf. Leistungserbringung durch Dritte, Schufa-Auskunft, Passnummer und ggf. Informationen zu einer Betreuung.

8.1 Zweck der Datenverarbeitung

Durchführung des Mietbewerbungsverfahrens, Vergabeentscheidung, Kontaktaufnahme bei Rückfragen, Vorbereitung des Mietvertrags und Durchführung des Mietverhältnisses. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO.

8.2 Weitergabe an Dritte

Mögliche Empfänger sind u.a. Eigentümer, Messdienstleister für Heizkosten- und Wasserabrechnung (z.B. ista, Brunata), Handwerker, Architekten, Hausmeister, Dienstleister für Instandhaltung, Druck- und Versanddienstleister, IT-Dienstleister sowie Cloud- und Backup-Anbieter, Versicherungen, Energie-/Internetversorger, Finanzdienstleister, Anwaltskanzleien, Gerichte, Behörden, Job-Center, Sicherheitsdienste.

Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO bzw. Art. 28 DSGVO in Verbindung mit Datenverarbeitungsverträgen, sowie Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c und lit. f DSGVO.

8.3 SCHUFA

Zur Kreditwürdigkeitsprüfung übermitteln wir vor Abschluss des Mietvertrags Daten an die SCHUFA Holding AG, Kormoranweg 5, 65201 Wiesbaden. Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b und lit. f DSGVO. Nähere Informationen unter schufa.de/datenschutz.

8.4 Speicherdauer

Nach Abschluss des Mietbewerbungsverfahrens ohne Zuschlag: Löschung spätestens nach 6 Monaten. Bei Mietvertragsabschluss: Daten zur Vertragsdurchführung werden gespeichert, übrige Daten innerhalb von 6 Monaten nach Einzug gelöscht. Nach Beendigung des Mietverhältnisses: Aufbewahrung gemäß gesetzlicher Aufbewahrungsfrist; übrige Daten werden 3 Monate nach buchhalterischem Abschluss gelöscht.

09Verarbeiten von Daten von Bewerber:innen für ein Beschäftigungsverhältnis

Sie können sich auf unserer Website für eine Beschäftigung bewerben. Im Rahmen der Bewerbung verarbeiten wir Name, Kontaktdaten, Qualifikationen sowie weitere Daten, die Sie uns übermitteln. Rechtsgrundlage: § 26 Abs. 1 BDSG-neu; freiwillige Angaben auf Basis von § 26 BDSG-neu i.V.m. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO.

Ihre Bewerbungsunterlagen werden intern an die zuständigen und entscheidungstragenden Mitarbeitenden weitergegeben. Endet das Verfahren ohne Einstellung, werden Ihre Daten innerhalb von 6 Monaten gelöscht; bei Interesse an weiteren Stellen 12 Monate, sofern Sie nicht zuvor die Löschung beantragen.

10Verarbeiten von Daten von Dienstleistern und Geschäftspartnern

Wir verarbeiten Name, Kontaktdaten, Namen und Kontaktdaten der Ansprechpartner. Zweck: Beauftragung und Überwachung vereinbarter Dienstleistungen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO; bei gesetzlichen Pflichten (z.B. buchhalterisch/steuerrechtlich): Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO.

Kontakt- und Vertragsdaten können an weitere Dienstleister, Geschäftspartner sowie Ämter und Behörden übermittelt werden, sofern dies für die Durchführung des Vertrags oder Auftrags erforderlich ist. Nach Beendigung: Aufbewahrung gemäß gesetzlicher Aufbewahrungsfrist; übrige Daten Löschung innerhalb von 3 Monaten nach buchhalterischem Abschluss.

11Speicherdauer

Sofern in dieser Datenschutzerklärung nicht anders angegeben, speichern wir Ihre personenbezogenen Daten so lange, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist. Anschließend löschen wir Ihre Daten, sofern wir nicht gesetzlich verpflichtet sind, diese länger aufzubewahren (z.B. Aufbewahrungspflichten aus dem Steuerrecht).

12Datenschutzrechte

12.1 Auskunft

Sie haben das Recht auf Auskunft über und Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten und/oder Kopien dieser Daten — einschließlich Zweck, Kategorien, Empfänger und Speicherdauer.

12.2 Widerruf der Einwilligung

Sie können erteilte Einwilligungen jederzeit per formloser E-Mail an uns widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung bleibt unberührt.

12.3 Beschwerderecht

Wenn Sie der Ansicht sind, dass Ihre Rechte verletzt wurden, steht Ihnen ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu (für NRW: Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen).

12.4 Sperrung, Löschung

Sie haben ein Recht auf Berichtigung, Sperrung oder Löschung Ihrer personenbezogenen Daten, soweit deren Nutzung datenschutzrechtlich unzulässig ist. Wir leiten entsprechende Anträge an dritte Verarbeiter weiter, sofern dies nicht unmöglich oder unverhältnismäßig ist.

12.5 Widerspruchsrecht

Sie haben das Recht, der Verarbeitung zu widersprechen, sofern wir Ihre Daten zu Zwecken der Direktwerbung verarbeiten oder zur Verfolgung berechtigter Interessen, und Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben.

13Sonstiges

Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit unter Beachtung der datenschutzrechtlichen Vorgaben zu ändern. Für Fragen, Anmerkungen und Kommentare zum Thema Datenschutz erreichen Sie uns unter dogan@immofalke.com.